Atención con los documentos...

¿Qué documentos revisar? ¿Cómo obtengo esos documentos?

Todos los documentos presentados para la agenda de la CMF deben ser revisados. No existen temas accesorios o de importancia menor en agenda, ya ésta responde al Programa Quinquenal de Trabajo y a los Planes Operacionales Anuales. Es importante para los aspectos presupuestarios comparar con los presupuestos y planes operacionales de años anteriores.

Por supuesto, algunos temas de la agenda pueden resultar de mayor interés y en ese caso es aconsejable realizar no solo el examen del documento entregado a consideración de la CMF, sino también de los documentos de antecedentes nombrados en la lista de documentos para la reunión de la CMF, como documentos informativos.

También debe considerarse que algunos documentos pueden aparecer en el PFI más tarde, por lo que es necesario revisar el Portal hasta último momento antes de la reunión de la CMF.

Además de los documentos que son colocados en el PFI previo a la reunión, durante la misma es frecuente que se distribuyan documentos de sala.

A continuación se describen los tipos de documentos y su identificación.

a. Documentos colocados en el PFI previo a la reunión:

 - Documentos de decisión, identificados con un número en el ángulo superior derecho, por ejemplo CMF 2013/14.

 - Documentos informativos (INF), identificados con la sigla INF y un número, por ejemplo, CMF 2013/INF/14

 - Documentos revisados (REV), identificados con la sigla REV y un número, indicando el número de revisión.

En los documentos de decisión se invita a la CMF a tomar una decisión, por ejemplo adoptar, tomar conocimiento, entre otros. Este tipo de documentos es el más frecuente y deben estar disponibles antes de la reunión para que los miembros tengan tiempo de considerar las decisiones que se proponen. Siempre son traducidos a todos los idiomas oficiales de FAO. Algunos ejemplos son normas para adopción, informes para tomar conocimiento, entre otros.

Los documentos informativos (INF), nunca contienen decisiones sino antecedentes de una determinada actividad o programa. Generalmente la Secretaría y el Presidente determinan si se traducirán dependiendo del costo, la necesidad para todos los miembros de disponerlo en susidiomas y el origen del documento. En general los documentos informativos de la Secretaría son traducidos. Los documentos proporcionados por las partes contratantes u organizaciones generalmente se proporcionan en el idioma en que fueron proporcionados.

Algunos países u organizaciones proporcionan documentos con opiniones sobre algunos documentos de decisión de la agenda muy sobre la fecha de la reunión de la CMF. Estos documentos se consideran documentos informativos aun si se entregan muy sobre la reunión para asegurarse que todos los miembros están preparados y para facilitar las discusiones. La decisión de producir un documento informativo o documento de sala (CRP) dependerá de si los miembros tendrán tiempo de revisarlos antes de la reunión (por ejemplo la semana antes de la CMF no es tiempo suficiente para que los miembros los revisen). Ejemplos de documentos informativos son el informe del presidente del CN, o del de la CMF, observaciones enviadas por los países a algún punto de la agenda, entre otros.

Los documentos revisados por ejemplo CMF 2013/2/REV1 son revisiones de documentos de decisión, informativos o de sala, que se producen luego que la primera versión se puso a disposición de los miembros, para corregir errores, agregar información, etc. y los idiomas son los mismos que los documentos originales, por ejemplo la agenda provisional, tiene varias revisiones, así como la lista de documentos.

 

b. Documentos entregados a los miembros luego del comienzo de la reunión:

Los documentos entregados en sala luego del comienzo de la reunión se identifican con un número y la sigla CRP, por ejemplo, CPM 2013/CRP/14.

Este tipo de documentos puede ser informativo o de decisión. Se distribuye en papel a todos los participantes en el plenario, no contiene decisiones específicas. La Secretaría en consulta con el Presidente toma la decisión de repartir el documento como CRP. La solicitud de un miembro u organización derepartir un documento debe ser siempre evaluada por el Presidente, antes de producir un CRP. Hay dos tipos de CRP:

     1_De la discusión en el plenario de un documento de decisión surgen muchos cambios difíciles de seguir en forma oral, o bien la CMF solicita a un grupo que revise el texto (sesión vespertina, amigos del presidente). En esos casos se produce un CRP y se presenta a decisión de la CMF tal como se proponía en el documento original. Este tipo de CRP generalmente se traduce a los idiomas, y la decisión de su traducción la toma la Secretaria en consulta con el Presidente. Si el CRP modifica una decisión de un documento de decisión original y la misma no es traducida, la decisión modificada debe ser leída en voz alta para que sea interpretada en todos los idiomas.

     2_ Un país u organización proporciona comentarios o información por ejemplo modificación de un texto en un documento de decisión. Estos documentos se presentan generalmente en el idioma en que son proporcionados.

 

¿Qué materiales llevar?

Todos los documentos colocados en el PFI, sea en versión electrónica o en papel, deben ser llevados a la reunión porque no está previsto que estén disponibles en Roma durante la sesión. Además de la agenda, debe llevarse la lista de documentos donde aparecen cuales han de tratarse en cada punto de la agenda.

Para facilitar la identificación de los documentos es conveniente organizarlos de acuerdo al punto de la agenda en que han de abordarse y no consecutivamente por número debido a que, por lo general, la cantidad de documentos es elevada.