3. Al terminar la reunión
¿Cómo diseminar los resultados de la reunión?
Es indispensable difundir ampliamente lo acontecido durante la reunión de la CMF a su retorno, debido a que, hasta por razones de gentileza, es necesario mantener informados de lo sucedido a todos aquellos que han realizado aportes para constituir posiciones regionales y nacionales. Los reportes pueden ser de diverso tipo, pero es clave que todos ellos incluyan no solamente los hechos objetivos sino también las opiniones personales y, sobre todo, las tendencias futuras en los asuntos de mayor interés.
Existen varios mecanismos para difundir los resultados de la reunión:
a. Informes institucionales
Los informes institucionales deberían presentarse dentro de los 15 días de la reunión. Independientemente de ello, es importante que las versiones del borrador final de las normas adoptadas durante esa reunión de la CMF, sean integradas al informe, ya que las versiones definitivas pueden demorar varios meses en ser colocadas en el PFI.
Para poder contar con las versiones del último borrador de norma se debe recoger el documento en sala y tomar notas adicionales durante la sesión en la cual se adopta esa norma, si fuera necesario. Los participantes no reciben en ese momento ninguna versión electrónica sino el documento de la norma en papel.
Estos informes deben circularse a las autoridades pertinentes de la ONPF y del respectivo Ministerio asociado, así como al personal técnico de la ONPF relacionado.
b. Reuniones nacionales de reporte
De retorno a capital es importante llevar a cabo una reunión de reporte que integre los sectores público, privado y los grupos de interés que participaran de las reuniones previas de consulta a nivel nacional. En dicha reunión, deben presentarse, de manera completa, los resultados obtenidos, las razones por las cuales se llegó a esos resultados y proponer trabajos de apoyo y estrategias de futuro, para mantener un activo contacto que apoye la sostenibilidad del proceso de consulta.
c. Análisis de logros a nivel regional
Varias regiones, a través de sus ORPF, analizan los logros mediante varios tipos de comparaciones, tales como la cantidad de observaciones a temas de tratamiento en la reunión que fueron aceptados por el plenario y los apoyos conseguidos de otras partes contratantes, entre otros.
Compromisos adquiridos
Es posible que durante la reunión de la CMF se asuman compromisos y que éstos sean registrados en el reporte de la reunión. En este caso y de forma inmediata, se deben asignar responsables y colocar plazos para la entrega de la información o acción requerida. El cumplimiento apropiado de los compromisos está directamente relacionado a la imagen país o región que se muestra, por lo cual ello es fundamental. En muchos casos, las ORPF actúan como coordinadores activos de esos compromisos.
Cuando se trata de compromisos para organizar reuniones de Grupos de Expertos, Paneles Técnicos, entre otros, es importante designar responsables de la logística local así como coordinar las acciones a nivel regional. En ningún caso debe descartarse el apoyo del sector privado a la realización de estas actividades, sino que más bien debe estimularse que contribuyan con ellas y crear conciencia de su importancia e impacto.