2. Durante la reunión

¿Cómo y cuándo intervenir?

Las intervenciones pueden realizarse en cualquier momento durante la reunión y no tienen tiempo límite para el uso de la palabra, pero es apropiado restringirlas a lo estrictamente necesario en pro de agilizar la reunión.

Es importante coordinar la participación, sobre todo en el caso de haber celebrado alianzas o acuerdos previos con otras partes contratantes. Aunque la repetición de argumentos brindados anteriormente  por otras partes no sea bien vista, es apropiado insistir y dar opinión en caso de que la posición sobre un documento sea divergente o no se logre acordarla.

 

 

¿Qué idioma utilizar?

Todos los documentos que se someten a decisión de la CMF se encuentran disponibles en los idiomas oficiales de la FAO (árabe, chino, español, francés, ruso e inglés), pero es aconsejable revisar la versión en inglés debido a que la traducción de los documentos desde la versión original en ese idioma, puede contener errores que lleven a malentendidos o apreciaciones erróneos. Durante las sesiones plenarias se cuenta con interpretación simultánea a los idiomas oficiales de la FAO.

Es aconsejable realizar las intervenciones en el idioma materno, ya que permite expresar mejor la idea que se quiere transmitir. Las intervenciones deben ser en forma pausada y clara, usando un lenguaje simple de modo de facilitar la traducción a los restantes idiomas.

Las intervenciones realizadas en el plenario, deben proporcionarse por escrito a la Secretaría, para ello se recomienda remitir el texto en la lengua materna y traducido al inglés para evitar malas interpretaciones, fundamentalmente cuando la intervención se refiera a modificaciones en la parte resolutiva de algún documento.

¿Cómo se organiza la agenda?

La agenda de la reunión es sometida a consideración para ser revisada en la mañana del primer día de plenario y en ese momento se fija el orden en el cual se abordarán los temas y los horarios de reuniones paralelas, entre otros. Puede acontecer que por motivos estratégicos se considere necesario alterar el orden en que inicialmente se han fijado los puntos de la agenda. Por ello, de ser necesaria, la alteración debe proponerse al inicio, cuando se considera la adopción la agenda de la reunión.

Las agendas siempre contienen un punto llamado “Otros Asuntos” y es dable a las partes contratantes solicitar el tratamiento de temas puntuales dentro de este ítem. Ello debe mencionarse al revisar la agenda.

¿En qué debo ser activo y cómo lograrlo?

Todos los temas de la reunión son importantes, ya que constituyen parte de las actividades normales de la CMF, pero los temas resolutivos son los que exigen una participación más activa. Esto incluye revisar cuidadosamente la forma como está redactada la parte resolutiva de los documentos que se presentan a consideración de la CMF. No es apropiado tomar resolución en documentos que han sido planteados e identificados como de corte informativo. En general, el delegado debe ser activo durante toda la reunión

¿Cómo deben manejarse las alianzas?

Durante la reunión de la CMF, es necesario actualizar y afirmar las alianzas que se realizaran antes de la sesión, así como construir nuevas alianzas con otras partes contratantes. Para ello es importante utilizar los recesos y los períodos previos o posteriores al plenario, para entrar en contacto con posibles aliados en temas de interés.

Intervenciones, ¿cómo hacerlas?

Las intervenciones deben ser las estrictamente necesarias para lograr los objetivos que se desean obtener en los temas tratados. Para proceder con una intervención en sala, debe colocarse en sentido vertical el cartel que indica el nombre del país y esperar a que la Presidencia de la reunión de la CMF otorgue la palabra. En ese momento, debe activar el micrófono y hacer uso de la palabra de manera concisa y breve, pero sin apresuramientos para permitir una mejor interpretación a los idiomas de la FAO del comentario que se realiza. Inmediatamente, después de hacer uso de la palabra, se acostumbra agradecer de nuevo a la Presidencia, debe apagarse el micrófono y colocar el cartel del país en posición horizontal.

¿Cómo planificar la reunión?

Después del primer día en que se tratan los temas en agenda y se indican los horarios de otras sesiones y reuniones, es aconsejable preparar un cronograma de las actividades semanales para planificar mejor la participación en aquellas que sean críticas. Las delegaciones pueden, de esa manera, asignar responsabilidades de participación a sus miembros o coordinar con otras delegaciones o dentro de sus regiones como habrá de participarse.